Le Secrétariat de la SADC satisfait aux normes internationales de conformité institutionnelle.
Il répond désormais aux normes internationales de bonne pratique en matière de comptabilité, d’audit, de contrôle interne et de passation de marchés. Pour parvenir à ce statut, il a suivi un processus de réformes bien centré et énergique, avec l’assistance d’un programme majeur de renforcement des capacités financé par l’Union européenne (UE) et l’appui du Gouvernement allemand prêté par l’entremise de la GIZ. La réalisation par la SADC de ce statut lui permet de conclure avec l’UE des accords de contribution directe d’une valeur de 50 millions €, destinés à soutenir le processus d’intégration régionale de la SADC.
Ci-après est fourni un résumé des pistes suivies par le Secrétariat de la SADC pour réaliser la conformité aux critères internationaux de référence en matière de bonnes pratiques. Cette page donne également accès à un livret décrivant la performance d’ensemble de la SADC et son importance pour les accords futurs avec les partenaires internationaux à la coopération. Sont également fournis ci-après cinq fiches d’informations, qui décrivent les mesures majeures prises par le personnel du Secrétariat de la SADC dans le cadre des travaux qu’ils ont entrepris pour satisfaire aux normes internationales et y assurer pleine conformité, de même que la Politique d’élaboration, de planification, de suivi et d’évaluation des stratégies.
Réalisation d’une ambition clé
En 2012, après plusieurs années de travail intensif abattu en termes de développement institutionnel, le Secrétariat de la SADC a, avec l’appui de l’UE et de l’Agence allemande de la GIZ, été reconnu comme répondant aux normes internationales faisant autorité en matière de comptabilité, d’audit, de contrôle interne et d’approvisionnements. Du fait de satisfaire à ces normes et d’obtenir ladite reconnaissance, la SADC est désormais éligible pour obtenir des enveloppes d’aide financière et les gérer selon ses propres systèmes et contrôles internes. Ce type de dispositif, prévu par les Accords de contribution, permet à la SADC de recevoir un appui financier plus direct et plus flexible de la part de l’UE. En outre, les contrôles internes et les procédures de suivi mis en place par le Secrétariat de la SADC lui permettra de s’améliorer en termes non seulement de gouvernance, de transparence et d’obligation redditionnelle, mais également de prise de décisions et de gestion.
Facteurs clés de succès
En déployant son engagement et son énergie et en centrant ses efforts, le Secrétariat de la SADC a bénéficié du soutien du Conseil des ministres, des dirigeants du Secrétariat, du Comité de coordination des réformes institutionnelles et de plusieurs groupes de travail techniques qui ont servi de relais entre le personnel du Secrétariat de la SADC et les organismes externes d’assistance technique et d’appui financier et technique de l’UE.
Avantages immédiats
Outre d’améliorer la réputation et l’image de l’institution SADC, le programme de réformes institutionnelles a offert comme avantage majeur d’adopter les meilleures pratiques internationales, ce qui a permis d’améliorer la gouvernance et la responsabilité et de rehausser l’efficience et l’efficacité de l’institution dans son ensemble. Avec ces réformes en place, la SADC peut désormais accéder à des fonds considérables par le biais des accords de contribution. Dans le cadre du programme du 10e Fonds européen de développement (FED), l’UE s’est engagée à fournir 84 millions €, dont 50 millions € seront financés au titre des volets suivants : Coopération politique régionale (18 millions €) ; Soutien à l’intégration économique régionale (20 millions €) ; Facilité de préparation et d’élaboration des projets (12 millions €).
Prochaine étapes
Le processus de développement organisationnel et de gestion du changement se poursuit au Secrétariat de la SADC. L’UE et l’Allemagne continueront de soutenir ce processus au travers des activités suivantes :
- Constitution d’un groupe de réflexion (‘think tank’) doté des capacités nécessaires pour conseiller et guider les États membres sur la mise en œuvre du Programme commun de la SADC ;
- Recrutement d’un Coordonnateur régional principal des politiques, stratégies et programmes du processus d’intégration régionale ;
- Octroi de services d’appui visant à faciliter la fourniture de services juridiques, administratifs, financiers et de passation de marchés aux Directions techniques et convocation de conférences et de réunions consultatives annuelles des structures décisionnelles de la SADC ;
- Recrutement d’un Responsable de programme, chargé de planifier, budgéter et faciliter le processus de mise en œuvre, de suivre les programmes prioritaires et de rendre compte des progrès accomplis sur le plan de la coordination et de la coopération aux parties prenantes de la SADC.
En 2013-15, le Programme de renforcement des capacités institutionnelles, financé par l’UE à hauteur de 12 millions € renforcera le processus tendant à permettre à la SADC de maintenir sa conformité institutionnelle. Il abordera également les facteurs clés que sont le leadership, la gestion et la gestion de la performance afin de renforcer davantage les capacités institutionnelles du Secrétariat de la SADC. Par l’entremise du programme de la GIZ « Renforcement du programme de réformes et des structures directionnelles », d’une valeur de 4 millions €, l’Allemagne apportera, en 2013-2016, un soutien majeur afin de renforcer les liens entre le Secrétariat de la SADC et les États membres et appuiera les efforts entrepris dans le but d’accroître le dialogue politique entre les parties prenantes régionales.
Interventions
Intervention 1 : Renforcement des capacités durant la réforme institutionnelle
Un acteur majeur des réformes au sein du Secrétariat a été le Comité de coordination des réformes institutionnelles au Secrétariat (SIRCC). Créé en 2010, ce Comité a piloté et coordonné les réformes en abordant la question avec toutes les parties prenantes clés dans le cadre du processus tout en maximisant les synergies et les impacts. Il a été soutenu par des groupes de travail techniques qui travaillaient avec de experts techniques externes tout en rehaussant les capacités et le compétences au Secrétariat. Des groupes de travail techniques ont été formés dans les domaines suivants ;
- Gestion des risques ;
- Ressources humaines ;
- Comptabilité et Audit externe ;
- Statistique ;
- Approvisionnements ;
- Audit interne ;
- Planification, budgétisation et suivi ;
- Mobilisation des ressources ;
- Développement informatique.
Le mode opératoire « Groupe de travail technique » a permis de renforcer fortement l’institution et de rehausser ses capacités et de favoriser la conformité institutionnelle, et ce sur une période de deux ans.
Intervention 2 : Audit et gestion des risques
De 2010 à 2012, le Secrétariat de la SADC a, en matière de gestion et d’information financière, adopté de nouvelles pratiques visant à renforcer les fonctions financières et à améliorer la transparence, la responsabilité, la probité et l’équité. Les réformes ont consisté à réviser la Charte d’audit interne, à élaborer les termes de référence pour la conduite de l'audit externe du Secrétariat, la formulation d’une nouvelle Politique de gestion des risques institutionnelles et un nouveau Cadre pour la gestion des risques institutionnelles. Ces interventions ont abouti à l’approbation du Règlement financier révisé par le Conseil de la SADC en août 2012. Ce nouveau Règlement financier permettra d’améliorer la gestion financière et d’assurer la bonne gouvernance par la voie de la transparence, de l’obligation redditionnelle et des contrôles financiers rigoureux. Il est espéré que cette intervention permettra de prendre des décisions plus judicieuses en matière d’affectation des ressources et, par voie de conséquence, de soutenir les actions de lutte contre la pauvreté menées dans toute la région.
Intervention 3 : Gestion axée sur les résultats
Au travers de cette intervention, la gestion axée sur les résultats a été mise en œuvre au Secrétariat de la SADC et a constitué un tremplin efficace et transparent pour démontrer la responsabilité, les résultats et l’impact. Ces changements ont permis de monter une plateforme organisationnelle stable, qui a renforcé les processus décisionnels suivis par la SADC en matière de fixation des priorités, d’affectation des ressources et de gestion des programmes, ces volets concourant tous à la réalisation des objectifs d’intégration régionale de la SADC.
Intervention 4 : Création d’une Unité des approvisionnements indépendante
Suite à une décision prise par le Conseil en 2011, le Secrétariat a créé une Unité des approvisionnements indépendante, chargée d’administrer ses processus d’approvisionnement pour une valeur annuelle d’environ 18 millions €. Outre d’accroître l’efficience, l’Unité des approvisionnements assure un lien valable entre les besoins du Secrétariat et les prestataires de services externes. Cette intervention a permis de renforcer les capacités et de susciter une prise de conscience quant à l’importance des fonctions, normes et processus liés aux approvisionnements. Rationalisé, le nouveau processus d’approvisionnement offre la transparence tout en répondant aux obligations redditionnelles et réduit les coûts et les risques associés à l’achat de services et de travaux auprès de sources externes.
Intervention 5 : Statistiques régionales
Vers la fin de 2012, la SADC a achevé la production du premier annuaire statistique de la SADC, qui dresse un cadre pour la collecte, le classement, la mise en synthèse, l’analyse et la présentation des statistiques régionales, utilisant une approche harmonisée et cohérente. Le Groupe statistique de la SADC coordonne la collecte des données émanant des instituts nationaux de la statistique des États membres. Le soutien et la participation de ces derniers a permis de produire l’Annuaire, qui comporte des informations sur les domaines suivants : économie et finance, population, santé, éducation et formation, marché du travail, conditions de vie et protection sociale, industrie, commerce et services, agriculture, foresterie et pêches, commerce international, transports, environnement, énergie, et science et technologie. L’Annuaire comprend également des données sur les questions transversales de la pauvreté, de l’environnement et du genre. Il permet aux parties prenantes d’accéder à des informations régulières, précises, normalisées et exhaustives sur les enjeux clés de développement dans la SADC et ses États membres.
